Organisering av arbete

Hur organiserar vi vårt arbete med SDK avseende anslutning och den inledande förvaltningen? Vilka nyckelroller behövs och vilka andra kompetenser behöver inkluderas? Var ser vi det som lämpligt att ta stöd av konsulter eller leverantörer och hur gör vi det? Hur arbetar vi internt med våra olika verksamheter och vem gör vad?

Malmö stad

Malmö kommun består av drygt 350 000 invånare och Malmö stad har cirka 27 000 fast anställda. Kommunen är uppdelad i 14 olika förvaltningar där varje förvaltning har självbestämmanderätt. Det innebär att vi inte kan besluta att alla måste ansluta sig till SDK, detta beslut fattas av förvaltningarna själva.

Vi som driver projektet SDK sitter på IT- och Digitalisering tillhörande Serviceförvaltningen. Vårt uppdrag är att hjälpa alla förvaltningar i staden när det gäller IT- och Digitalisering. Tjänsten SDK kommer förvaltas centralt hos oss medan kostanden för att köra tjänsten debiteras de verksamheter som använder tjänsten. Man kan också välja att köra SDK genom sitt verksamhetssystem i de fall detta erbjuds.

Malmö stads arbete med att få SDK på plats involverar en mängd olika kompetenser och roller på olika nivåer. Som en naturlig övergång från pilot till produktion har vi valt att fortsätta jobba med extern hjälp för att hålla ihop arbetet, främst gällande det administrativa i anslutningsprocessen och interaktionen med Inera/DIGG. Implementationen av SDK drivs som ett internt projekt och projektgruppen består av fyra personer med roller som beställare, tjänsteägare, projektledare och arkitekt. Till projektet finns det stödjande roller som anlitas vid behov. Alla projektdeltagare jobbar med detta på deltid. Klicka här för att se de olika rollerna.

Respektive verksamhet som vill använda tjänsten behöver ta stort eget ansvar, till exempel kopplat till klassning av information, processmodellering och adressboksadministration. Stadens centrala förvaltning behöver marknadsföra och kommunicera kring tjänsten och stödja olika verksamheters arbete med SDK. Dessa roller berörs ute i verksamheten. Klicka här för att se de olika rollerna.

Tomelilla kommun

Tomelilla har drygt 14 000 invånare och cirka 1100 anställda. Arbetet med SDK har initierats och leds av Digitaliseringsavdelningen. Systemägare, förvaltning, teknik, identitets- och informationshantering, juridik och projektsamordning hanteras av ett fåtal personer på kommunledningskontoret.

Tomelilla är en liten kommun vilket innebär både fördelar och nackdelar. Nackdelen är att arbetsuppgifter oftast landar på ett fåtal personer på respektive verksamhet och fördelen är att vi har korta beslutsvägar och snabbt kan kommunicera ut information. Verksamheter som vill använda tjänsten behöver ta stort eget ansvar, till exempel kopplat till klassning av information, processmodellering och adressboksadministration och vi behöver jobba med en verksamhet i taget.

Helsingborgs stad

Helsingborg har cirka 140 000 invånare och cirka 10 000 anställda. SDK-arbetet har initierats för att verksamheterna har uttryckt ett behov. Arbetet leds av digitaliseringsavdelningen.

Alla som ska använda SDK för att kommunicera kommer att beröras. Rutiner för kommunikation behöver sättas upp per verksamhet av verksamhetsutvecklare eller motsvarande roller.

Precis som i Malmö stads fall behöver respektive verksamhet som önskar använda tjänsten ta stort eget ansvar, till exempel kopplat till klassning av information, processmodellering och adressboksadministration. Stadens centrala förvaltning behöver marknadsföra och kommunicera kring tjänsten och stödja olika verksamheters arbete med SDK.

Simrishamns kommun

Simrishamn har drygt 19 000 invånare och cirka 1500 tillsvidareanställda fördelade på fem förvaltningar. Arbetet med SDK har initierats och leds från IT-enheten, en del av kommunledningskontoret som är den förvaltning där stödfunktionerna är samlade.

Systemägare, förvaltning, teknik, identitets- och informationshantering, juridik och projektsamordning hanteras av ett fåtal personer på kommunledningskontoret.

Eftersom Simrishamn är en liten kommun hamnar ansvaret för införande i stora delar på respektive verksamhet, med stöd från centrala funktioner inom IT och informationssäkerhet. Respektive verksamhet som önskar använda tjänsten behöver ta stort eget ansvar, till exempel kopplat till klassning av information, processmodellering och adressboksadministration och vi kommer därför behöva jobba med en verksamhet i taget. Marknadsföring, kommunikation och prioriteringar styrs ifrån en förvaltningsövergripande grupp som hanterar IT-frågor. Klicka här för att se rollerna i verksamheten.

Landskrona stad

Landskrona har drygt 34 000 invånare och cirka 3000 anställda. Arbetet med SDK har initierats och leds av Digitaliseringsavdelningen.

Planen är att identifiera en arbetsprocess och börja med den. En idé är att låta två förvaltningar kommunicera med varandra för att ha kontroll på helheten innan vi börjar med en process som involverar andra organisationer. Ansvaret för processen och uppsättning ligger på förvaltningen som kommer att få stöd av Digitaliseringsavdelningen.

För att spara på resurser har Landskrona sökt samarbetsparter för att kunna genomföra en gemensam upphandling av en SDK-lösning, men också för att kunna få praktisk hjälp med uppsättning och anslutning till SDK. Planen var att delta i SDK-projektets pilot men då det inte fanns några leverantörer som hade en fungerande lösning kunde Landskrona aldrig genomföra någon pilot. Efter detta har Landskrona varit mer restriktiv att gå först och avvaktar fungerande implementationssätt och lösningar. Landskrona bedömer nu att tiden börjar bli mogen och siktar på en återstart för att komma i gång med SDK.

Samverkan med andra organisationer

Här beskriver vi hur vi samverkar för att sätta upp nya flöden mellan organisationer samt hur en organisation kan koppla på sig på ett befintligt flöde. För att sätta upp nya flöden behöver en analys och design göras för att båda parter ska förstå omfattning och begränsning av flödet.

Helsingborgs stad

Vi tänker oss att kommunikationsflöden sätts upp genom att de verksamheter som vill kommunicera med varandra pratar igenom hur flödet ska fungera och vad det ska användas till innan det sätts upp och används. Det finns behov av att ha en nationell lista och beskrivning av skapade flöden för att kommuner inte ska behöva göra om arbete som redan gjorts.

Malmö stad

I det initiala pilotarbetet har vi tagit hjälp av det nationella projektet och Inera för att få kontakter på arbetsförmedlingen och för informationsflöden med Region Skåne har Skånes Kommuner och Skånegemensam digitalisering område hälsa (SGD) varit en ingång. I arbetet framåt ser vi att Inera/DIGG blir en övergripande ingång för att hitta rätt kontakter till olika organisationer som vi vill utbyta information genom SDK med.

Interna behov, informationsflöden, mellan olika verksamheter i staden hanteras inom staden. Vi har valt att dela in stadens förvaltningar i olika kluster där arbetsområden ligger nära varandra. På detta sätt kommer vi hitta generiska flöden som kan implementeras i SDK.

Vi har även ett arbete i gång när det gäller namnstandarder inom och utanför staden. Utanför staden har vi i nuläget dialog med Inera och inom staden kommer vi föra dessa diskussioner på våra klustermöten. Verksamheterna använder sig redan idag av vissa namnstandarder när de kommunicerar med andra organisationer som exempelvis Arbetsförmedlingen och Region Skåne.

Om man vill ha tips på hur man kan gå till väga för att koppla på SDK kan Ineras införandesida vara till stor hjälp.

Landskrona stad

Vi har inte kommit så långt så att vi har identifierat några flöden. Vi tror att individ och familj-, omsorgs-, utbildningsförvaltningen samt arbetsmarknadsenheten kommer att ha stor nytta av SDK. Landskrona ser också ett stort behov av att kommunicera inom staden på ett säkert sätt och ser möjligheten att välja en lösning som stödjer både SDK Inera tjänsten och kan fungera fristående för säker digital kommunikation inom staden.

Simrishamns kommun

För arbetet framåt med att identifiera informationsflöden och andra organisationer att kommunicera med genom SDK ser vi att Inera/DIGG blir den viktigaste faktorn genom att de bistår med identifiering och samordning av informationsflöden samt att de kommunicerar organisationers anslutningstakt och planering.

Inera har samlat information om hur långt offentliga verksamheter kommit i sitt arbete med att ansluta till SDK i visuella kartor. De har också påbörjat en kartläggning av vilka informationsutbyten som identifieras. Både kartor och informationsutbyten finns här: Stödjande material Inera.

Genom projektet S2i2 har vi haft möten med Arbetsförmedlingen för att kunna utbyta information med dem via SDK. Detta har skett både på en mer övergripande nivå samt på verksamhetsnivå där representanter från deltagande kommuners arbetsmarknadsenhet (eller motsvarande) haft en direkt dialog med Arbetsförmedlingen kring aktuella informationsflöden.

Tomelilla kommun

Genom projektet S2i2 har vi, precis som Simrishamn, haft möten med Arbetsförmedlingen för att kunna utbyta information med dem via SDK. Detta har skett både på en mer övergripande nivå samt på verksamhetsnivå där representanter från deltagande kommuners arbetsmarknadsenhet (eller motsvarande) haft en direkt dialog med Arbetsförmedlingen kring aktuella informationsflöden.


Sidansvarig

Johan Nordin

Projektkoordinator