2021-09-30

Många steg i upphandlingar för medicintekniska hjälpmedel

Skånes Kommuner arbetar med upphandlingar inom flera olika områden. Ett område handlar om medicintekniska hjälpmedel som kan behövas för att underlätta vardagen. Det kan till exempel gälla rullatorer, liftar och vårdsängar. En upphandling kan ta väldigt lång tid och är inte något som blir klart över en natt. Håkan Jönsson, upphandlare på Skånes Kommuner, reder ut de olika stegen som ingår i processen.

– Det första steget i att göra en upphandling är att ta fram ett förfrågningsunderlag. Mycket tid läggs på kravspecifikationen och här är det viktigt att vara kunnig på området och se vilka behov som finns just nu. Därefter är det dags att ta fram en utvärderingsmall för hur anbuden som kommer in ska utvärderas. Förfrågningsunderlaget ska vara transparent och lätt att förstå för alla anbudsgivare, säger Håkan Jönsson som är upphandlare inom medicintekniska hjälpmedel på Skånes Kommuner.

Som nästa steg i upphandlingsprocessen ska upphandlingen annonseras på ett rättssäkert sätt. Skånes Kommuner arbetar med upphandlingsverktyg som publiceras i hela Europa. Många av de produkter som kommunerna köper in via ramavtal tillverkas i hela världen och företagen har ofta återförsäljare i Norden. När upphandlingen är annonserad kommer olika anbud in som då plockas in för granskning. Då genomförs en kontroll för att se om anbuden uppfyller upphandlingens krav och om anbudsgivaren till exempel betalar sociala avgifter, skatter och har en stabil ekonomi.

– Vi vill ha in så många anbud som möjligt så att det blir mer konkurrens. Det är därför viktigt att upphandlingen är attraktiv, säger Håkan Jönsson.

De kvarstående anbuden utvärderas och en resultatsammanställning görs av dessa. Sedan gör upphandlaren en tilldelning av upphandlingen som skickas ut till anbudsgivarna och först då blir upphandlingens resultat offentligt. När tilldelningen är offentlig har anbudsgivarna tio dagar på sig att granska upphandlingen för att kontrollera att den gjorts på ett korrekt sätt. Hela upphandlingsprocessen tar ungefär ett halvår.

– Vi vill vara i mål ett halvår innan avtalet börjar. Det är viktigt att säkra upp processen juridiskt för om det blir en överprövning så hamnar upphandlingen i domstol. Där är handläggningstiden ofta väldigt lång, säger Håkan Jönsson.

Håkan Jönsson berättar att Skånes Kommuner alltid jobbar med kvalitetsutvärdering av anbuden och att det upphandlade avtalets innehåll är viktigt. Mycket tid och kraft läggs på att plocka fram förfrågningsunderlag så att anbuden kan utvärderas på ett transparent och likabehandlande sätt. Det läggs också mycket arbetstid på att följa upp hur både kommunerna och leverantörerna tar sig an avtalen. Själva samordningsvinsten är värd väldigt mycket inom alla upphandlingar som förbundet gör och då är det en stor fördel att vara 33 kommuner. Det kan dock vara stora skillnader på behoven i kommunerna och då gäller det att hitta lösningar som fungerar för alla kommunerna i Skåne.

– Kommunerna i Skåne upphandlar i regel det mesta i egen regi, men det är viktigt att vi kan samordna denna typ av upphandlingar för kommunerna. Om varje enskild kommun skulle upphandla hjälpmedel hade det tagit mycket längre tid och avtalen skulle bli helt annorlunda. Skånes Kommuner är en av de större aktörerna i landet när det gäller upphandling av hjälpmedel och därför får vi bra en prisbild och avtal av det vi upphandlar, säger Håkan Jönsson.

Just nu är en ny upphandling i gång som innefattar rullstolar. Det är en av de största upphandlingarna som görs inom hjälpmedelsområdet. I upphandlingsarbetet ingår alltid en referensgrupp där representanter för de som jobbar med hjälpmedel i kommunerna är med, exempelvis arbetsterapeuter, fysioterapeuter och hjälpmedelstekniker.

– Det gäller för oss att följa med i utvecklingen av rullstolar och andra nya produkter. I den här upphandlingen ingår flera olika produktgrupper, säger Håkan Jönsson.

Totalt har Skånes Kommuner ungefär 60 olika avtal inom hjälpmedel i gång samtidigt där varje avtal omfattar ett antal olika produktgrupper. Ramavtal som upphandlas enligt Lagen om offentlig upphandling (LOU) får inte löpa under mer än fyra år och det görs därför nya upphandlingar kontinuerligt.

Så här går det till när en upphandling inom medicintekniska hjälpmedel ska tas fram.

 

Läs mer om hur Skånes Kommuner arbetar med upphandlingar här. 


Sidansvarig

Louise Lund

Kommunikatör